Términos y Condiciones
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Principios rectores del tratamiento de datos personales
Suramericana S.A., en adelante Suramericana, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la presente Política de Protección de Datos Personales, con el propósito de proteger la información obtenida de sus accionistas, inversionistas, proveedores, empleados, y cualquier otra persona natural que tenga contacto con Suramericana, para garantizar el ejercicio de sus derechos.
El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los datos de carácter personal contenidos en las bases de datos de Suramericana, ya sean digitales o físicas, las cuales serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Suramericana garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, la honra y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales que recolecte, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, y seguridad.
Toda la información que haya sido suministrada por personas naturales, en desarrollo de las diferentes actividades que adelanta Suramericana, o la información obtenida a través de otras entidades vinculadas que comparten datos personales, se regirá bajo estos principios, y sus titulares podrán conocerla, actualizarla y rectificarla, de acuerdo con lo establecido en la presente política.
La Política de Protección de Datos de Suramericana se divulgará a todos sus empleados, se velará por la apropiación de la misma y se actualizará de acuerdo con cambios organizacionales, disposiciones legales u otros aspectos que puedan afectar lo aquí descrito. Así mismo, se publicará en todos los medios de contacto por los cuales Suramericana recolecta datos personales, garantizando que sus grupos de interés conozcan claramente los derechos que tienen con relación al tratamiento de su información.
A partir de lo anterior, vía legislativa y jurisprudencial, se han establecido una serie de normas tendientes a garantizar el mencionado derecho de rango constitucional. La presente política estará enmarcada dentro del artículo transcrito y la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, 1581 de 2012, además de las definiciones y consideraciones realizadas jurisprudencialmente por la Corte Constitucional.
Consentimiento para el tratamiento de datos personales
El consentimiento del titular de la información es un presupuesto para la legitimidad constitucional de los procesos de administración de datos personales, tratándose de un consentimiento calificado, ya que debe ser previo, esto es que la autorización debe ser suministrada en una etapa anterior al tratamiento; expreso, en la medida que debe ser inequívoco; e informado, toda vez que el titular no solo debe aceptar el tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.
De acuerdo con lo señalado, para realizar el tratamiento de datos personales contenidos en bases de datos de Suramericana, se deberá contar con la autorización previa y expresa del titular de la información.
Para garantizar lo anterior, cuando a través de cualquier operación se incorporen datos de personas naturales a las bases de datos de Suramericana, se pondrá a disposición del tercero, una cláusula de autorización para el tratamiento de datos personales, la cual deberá contener como mínimo lo siguiente:
- El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
- La indicación que señale que la respuesta a las preguntas es facultativa cuando se trate de autorización para el tratamiento de datos sensibles o de niños y adolescentes.
- La indicación del responsable del tratamiento de la información, así como su dirección física o electrónica.
- Los derechos que le asisten al titular de los datos personales.
- Llevar a cabo medidas necesarias para la ejecución de un contrato que se haya celebrado con el titular.
- Enviar información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Realizar tratamiento de datos de naturaleza pública, o aquellos relacionados con el registro civil de las personas.
Ejercicio de los derechos sobre los datos personales
Los titulares de la información podrán, en cualquier momento, ejercer los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, informarse sobre el uso que se ha dado a los datos, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente y acceder en forma gratuita a los mismos. Para el ejercicio de los derechos, el titular de la información puede comunicarse al correo electrónico notificaciones@gruposura.com.co, o enviar un documento escrito dirigido a la Dirección de Servicios Internos y Compartidos de Suramericana, a la dirección Carrera 43 A N° 5 A – 113, piso 14, Torre Norte, Edificio One Plaza, Medellín.
En el caso de consultas, Suramericana dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de Suramericana, podrá presentar un reclamo con la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Tratamiento de datos sensibles
Suramericana no recolectará, incorporará ni almacenará datos sensibles de las personas, a menos que exista una autorización previa del titular de la información.
Solo se solicitará la autorización mencionada cuando sea necesaria y proporcional para la ejecución de la relación con el titular, siempre y cuando la Ley exija o permita acceder a información sensible de este.
La autorización para el tratamiento de los datos sensibles se solicitará previa a la incorporación de los mismos, y en esta se señalará la finalidad para la cual se incorporan.Además, se precisará que la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa, y se indicarán los demás elementos descritos en la presente política para la obtención de la autorización para el tratamiento de la información.
No podrá realizarse tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados por el titular.
El acceso, circulación y tratamiento de los datos sensibles será restringido y se limitará a lo expresamente autorizado por el titular y a lo estipulado en la Ley.